На сьогодні не секрет, що ведення записів на паперових носіях - не найкраще рішення. Це несе за собою багато ризиків, збільшення часу обробки внесених даних, а пошук необхідної інформації взагалі може перетворитись на справжній квест. Окрім цього - зберігання паперовах записів та їх систематизація фізично займає багато місця.
Прийнявши рішення на користь електронних носіїв, перш за все, власники бізнесу задають собі питання: обрати доступні та більш звичні таблиці Excel чи налаштовувати CRM систему? Щоб зробити правильний вибір та зрозуміти , яке рішення підходить саме вам - потрібно розібратися у тому, для чого взагалі призначені обидва інструменти, їх недоліки та переваги – тому спробуємо покроково з цим розібратись.
Основне призначення Excel та CRM
Microsoft Excel – це програма для роботи з даними в електронних таблицях. Зокрема – для проведення економіко-статистичних розрахунків. На сьогоднішній день є одним із найпопулярніших додатків у світі.
CRM системи (Customer Relationship Management) – загальне поняття. Це системи, призначені для управління взаємовідносинами з клієнтами, зберігання інформації про клієнтів та націлені на підвищення якості обслуговування. Відповідно, кінцева мета CRM — покращити відносини з клієнтами, збільшити утримання клієнтів і стимулювати зростання продажів.
Незалежно від того, я користувачі полюбили Excel, все ж цей інструмент має ряд недоліків:
- 🔴 Безпека даних. Oдним з найсуттєвіших недоліків є те - що менеджери можу забрати всю базу чи видалити її.
-
- 🔴 Помилки в обробці даних. Excel може бути схильним до помилок в обробці даних, особливо, якщо використовується складний аркуш з багатьма формулами та посиланнями).
-
- 🔴 Відсутність спільного доступу до даних. Excel складно використовувати для спільної роботи з даними, особливо, якщо декілька людей працюють з одним файлом.
-
- 🔴 Загальнодоступність. Функціонал не забезпечує налаштування рівні доступу до інформації, відповідно можна обмежити лише права редагування, а інформація доступна всім.
-
- 🔴 Відсутність автоматизації. Excel не завжди може автоматизувати рутинні процеси та завдання, що може знижувати продуктивність та збільшувати час виконання завдань. В процесі використання таблиця стає схожою на “пекло”.
CRM-системи також не ідеальні. Розглянемо недоліки використання програмного забезпечення:
- 🔴 Вартість. Багатофункціональні версії CRM зазвичай мають високу, хоч і цілком виправдану, вартість. З іншої сторони, якщо перед вами не стоїть завдання автоматизації великої компанії з кількома відділами продажу – можна знайти варіант з дуже доступною ціновою політикою, яких зараз досить немало.
-
- 🔴 Звикання до нового інструменту. В цьому випадку перевага за Excel – вони більш звичні оку, адже широко застосовуються. Перейти на нову логіку і новий інтерфейс може бути важко, нерідко такі нововведення викликають активний спротив персоналу.
-
- 🔴 Треба вчитися. Впроваджуючи новий інструмент доведеться трохи постаратися і приділити достатньо часу, щоб навчитися правильно вносити початкові дані. Адже саме від правильності даних залежить кінцевий результат аналітики та роботи загалом.
Переваги Excel та CRM систем
Однією з переваг Excel можна виділити доступність інструменту. Оскільки ця програма входить до складу Microsoft Office – це дозволяє розпочати роботу без додаткових реєстрацій та завантажень додатків з будь якого пристрою.
Також, серед переваг можемо зазначити:
- 🟢 легкість у вивченні, адже базові навички можна отримати в межах шкільної програми.
-
- 🟢 сумісність зі сторонніми сервісами (це не про інтеграції) – більшість програм для роботи з електронними таблицями підтримують імпорт аркушів Excel у власні формати та експорт власних електронних таблиць, як файлів Excelтак.
-
- 🟢 Excel майже миттєво скорочує числа, роблячи пакетні обчислення набагато простіше, ніж самостійно розбираючись із калькулятором. Залежно від вашого розуміння та навичок роботи з Excel, формули та рівняння використовуються для швидкого обчислення як простих, так і складних рівнянь з використанням великих обсягів даних.
CRM-система зазвичай поєднує в собі багато різноманітних функцій, які можна налаштувати , залежно від потреби бізнесу. Також, у неї просто безліч переваг, виділяємо основні з них:
- 🟢 швидкість роботи – велика кількість внесених даних ніяк не впливає на роботу CRM-системи.
-
- 🟢 CRM-система вміє формувати події та відправляти sms-нагадування про них. Всі завдання, пов'язані з клієнтом фіксуються у системі – відповідно система може нагадати менеджеру про дзвінок, заплановану подію чи сформувати потрібний документ.
-
- 🟢 Багатофункціональність CRM-системи інколи й зовсім складно осягнути. Просунуті CRM дозволяють керувати всіма складовими бізнесу - проектами, персоналом, обліком клієнтів, комунікаціями, фінансами, документообігом, часом, сайтом, розсилками та ін. кошти обслуговування кожної з них. Вона може створювати шаблони, формувати документи на основі внесених даних, інтегруватися з обладнанням, іншими сервісами та багато іншого.
Який можна зробити висновок? Хоч електронні таблиці і використовуються для ведення клієнтської бази – це швидше інструмент для обрахунків та зведення даних. В той час як CRM системи розроблялися саме для обробки клієнтский карток, аналізу бази та полегшення менеджерської роботи з клієнтами. Звісно, вибір за вами. Але якщо існує спеціалізований інструмент – чи розумно його ігнорувати?
